1Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?
Wenn ein Anruf eingeht, passieren mehrere Schritte in Sekundenbruchteilen:
- Spracherkennung: Die gesprochenen Worte des Anrufers werden in Text umgewandelt (Speech-to-Text).
- Verstehen: Ein KI-Sprachmodell analysiert den Text und versteht die Absicht des Anrufers — z. B. „Ich möchte einen Termin am Freitag".
- Antwort generieren: Basierend auf den hinterlegten Regeln und Informationen Ihres Unternehmens formuliert die KI eine passende Antwort.
- Sprachausgabe: Die Antwort wird in natürlich klingende Sprache umgewandelt (Text-to-Speech) und dem Anrufer vorgelesen.
- Aktion ausführen: Je nach Gesprächsverlauf bucht die KI einen Termin, leitet weiter, sendet eine E-Mail oder erfasst eine Nachricht.
2Unterschied zum klassischen Anrufbeantworter
Ein Anrufbeantworter spielt eine Ansage ab und nimmt eine Nachricht auf — mehr nicht. Ein KI-Telefonassistent führt dagegen ein echtes Gespräch. Er stellt Rückfragen, reagiert auf verschiedene Anliegen und kann sofort handeln.
Beispiel: Ein Patient ruft in einer Arztpraxis an und möchte einen Termin. Der Anrufbeantworter nimmt die Nachricht auf, jemand muss zurückrufen. Der KI-Assistent fragt nach dem gewünschten Termin, prüft die Verfügbarkeit und bucht den Termin direkt — der Patient hat sein Ergebnis sofort.
3Für welche Unternehmen eignet sich ein KI-Telefonassistent?
KI-Telefonassistenten sind besonders sinnvoll für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen oder eingeschränkter Erreichbarkeit:
- Arztpraxen und Zahnarztpraxen — Terminbuchung, Rezeptanfragen, Öffnungszeiten
- Kanzleien und Steuerberater — Mandantenanfragen qualifizieren, Rückrufwünsche erfassen
- Handwerksbetriebe — Auftragsannahme auch wenn der Chef auf der Baustelle ist
- Agenturen und Dienstleister — Erstgespräche qualifizieren, FAQ beantworten
- Einzelhandel und Gastronomie — Reservierungen, Produktverfügbarkeit, Öffnungszeiten
4Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Umfang. Einfache Lösungen starten ab ca. 30 € pro Monat, umfassendere Systeme mit CRM-Integration und individueller Konfiguration liegen bei 100–500 € monatlich. Die meisten Anbieter rechnen nach Gesprächsminuten oder Pauschalmodellen ab.
Im Vergleich zu einer zusätzlichen Teilzeitkraft für die Telefonannahme (ab ca. 1.500 €/Monat) ist ein KI-Telefonassistent deutlich günstiger — und er ist rund um die Uhr verfügbar.
5Fazit
Ein KI-Telefonassistent ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern eine praxiserprobte Lösung, die Unternehmen jeder Größe nutzen können. Er verbessert die Erreichbarkeit, entlastet das Team und sorgt dafür, dass kein Anruf mehr verloren geht.