1Das Problem: Besetzte Leitungen kosten Patienten
Studien zeigen, dass bis zu 40 % aller Anrufe in Arztpraxen nicht angenommen werden. Das bedeutet: Patienten wechseln zur Konkurrenz, Termine werden nicht gebucht, und das Praxisteam steht unter Dauerstress.
Besonders kritisch: In Stoßzeiten (Montag Morgen, nach Feiertagen) ist die Leitung durchgehend besetzt. Genau dann rufen die meisten Patienten an.
2Die Lösung: KI nimmt jeden Anruf an
Ein KI-Telefonassistent für Arztpraxen kann folgende Aufgaben übernehmen:
- Termine buchen: „Ich hätte gern einen Termin für nächste Woche." — Die KI prüft den Kalender und bucht den Termin direkt.
- Rezeptanfragen: „Ich brauche ein neues Rezept für mein Blutdruckmedikament." — Die KI erfasst die Anfrage und leitet sie ans Praxisteam weiter.
- Öffnungszeiten und Infos: „Wann hat die Praxis geöffnet?" — Sofortige Auskunft, ohne dass jemand ans Telefon muss.
- Notfallweiterleitung: Erkennt die KI einen Notfall, wird der Anruf sofort an die Praxis oder den Notdienst weitergeleitet.
- Rückrufwünsche: Wenn kein passender Termin frei ist, erfasst die KI den Rückrufwunsch mit allen Details.
3Praxisbeispiel: Zahnarztpraxis in München
Eine Zahnarztpraxis mit drei Behandlungszimmern erhielt täglich über 80 Anrufe. Die Rezeptionskraft konnte etwa die Hälfte annehmen. Nach der Einführung eines KI-Telefonassistenten werden 100 % der Anrufe angenommen. Die Terminbuchungsrate stieg um 35 %, und das Praxisteam hat deutlich weniger Stress.
4DSGVO und Patientendaten
KI-Telefonassistenten für Arztpraxen müssen besondere Datenschutzanforderungen erfüllen. Achten Sie auf:
- Serverstandort Deutschland oder EU
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Keine dauerhafte Speicherung von Gesprächsaufzeichnungen
- Hinweis an den Anrufer, dass er mit einer KI spricht
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter
5Welche Anbieter eignen sich für Arztpraxen?
Auf dem deutschen Markt gibt es mehrere spezialisierte Anbieter für KI-Telefonie im Gesundheitswesen, darunter VITAS, HalloPetra und fonio.ai. Die Lösungen unterscheiden sich in Preis, Funktionsumfang und Integration mit Praxissoftware.